De flesta handlingar som kommer in till kommunen är i regel offentliga och får läsas och kopieras av alla. Det finns dock vissa undantag från denna rätt som regleras i
Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).
Det finns även regler i Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) som gör att det inte är möjligt att publicera handlingarna på internet. De handlingar som inte finns i webbdiariet på grund av Personuppgiftslagen kan du ändå få ta del av dessa genom att kontakta kommunens diarium.

Söka i webbdiariet

För att kunna söka i Gävle kommuns webbdiarium har du två överordnade sökalternativ:

1. Diariumsök, där du kommer till ärenden och i varje ärende ingående handlingar, eller
2. Handlingssök, där du direkt söker handlingar utan att se ärendeinformationen.

Du kan även söka på veckans eller dagens ärenden/handlingar. Denna sökning görs då i alla publicerade diarier. Vid all annan sökning måste du söka diarium för diarium.

Handlingar kan du öppna och läsa som PDF-dokument om de inte har skydd i någon form. De former av skydd som finns är:

1. Skydd mot publicering av personuppgifter på Internet (PUL-skydd)
2. Skydd p.g.a. att informationen är sekretesskyddad enligt någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen.

I dessa fall publiceras inte själva handlingen. PUL-skyddade handlingar kan du dock ta del av hos förvaltningens registrator eller via kontakt med kommunens medborgarkontor. Sekretesskyddade handlingar lämnas däremot inte ut.