Vårt uppdrag

Gävle kommunarkiv är en enhet inom Kommunledningskontorets administrativa avdelning. Kommunarkivets uppdrag består av två delar, att vårda och förvara arkiv och att utöva tillsyn.

Vårda och förvara arkiv

Med arkiv menas handlingar och dokument som uppkommit i en verksamhet. Ett blankt papper eller en tom CD-skiva är ingen handling. Det är exempel på lagringsmedier eller databärare. Med ett innehåll blir det en handling, som antingen kan läsas direkt, eller så behöver man tillgång till både teknik och särskilda programvaror för att kunna ta del av innehållet.

Beroende på, med vilken teknik en handling är framställd, får vi ta ställning till om innehållet kan bevaras. Pappershandlingar kan ofta sparas som de är medan däremot innehållet i elektroniska handlingar både måste ändras såväl kring arkivformat som valet av lagringsmedium.

I kommunarkivet förvaras framför allt pappersarkiv men här finns också andra lagringsmedier som till exempel mikrofilm, fotografiskt material som glasplåtar, ljudband och spelfilmer. Olika tekniker kräver olika hantering och förvaringskrav.

Till kommunarkivet överlämnas handlingar från kommunens övriga förvaltningar och företag när de inte längre är aktuella. Ofta beror det på att förvaltningarna inte har tillräckligt med förvaringsutrymme. De handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska bevaras för framtiden. Arkiv som bevaras har bedömts vara viktiga för forskning, behovet av insyn och för rättssäkerheten.

Tillgång till arkiv är en grundläggande del i vår demokrati. För att arkiven ska kunna användas behöver de ordnas och förtecknas. Det är en viktig del av vårt arbete. Arkivförteckningarna är innehållsförteckningar som visar vilka typer av handlingar som finns, vilken tid de omfattar och var de finns placerade. Våra arkivförteckningar är idag till viss del sökbara.

Tillsyn

Av kommunens riktlinjer för hantering av arkiv framgår att arkivmyndigheten ska utöva tillsyn. Syftet är att kontrollera att kommunens förvaltningar och företag säkerställer återsökningen i sina arkiv med hänsyn till insynsrätten, offentlighetsprincipen. Varje förvaltning och företag ska ha fastställda gallringsbeslut där det framgår vilka handlingar som får förstöras och vilka som ska bevaras för framtiden. Förvaltningarna ska följa fastställda rutiner som garanterar att handlingar snabbt kan återfinnas och att deras arkiv kan bevaras för framtiden på ett säkert sätt. Kommunarkivet utför arkivmyndighetens uppdrag och ger personal råd och anvisningar.
Arkiven är en viktig del av vårt gemensamma kulturarv och värdefulla källor till forskning, såväl samtida som historisk.

 

Tipsa andra om den här sidan

Senast granskad 2017-08-30