IT-stöd för förtroendevalda

IT-stöd

Gävle kommun har en digital ärende- och mötesprocess. För att du ska kunna ta del av sammanträdeshandlingar och programvaror som du behöver i ditt uppdrag får du låna en iPad. Du blir informerad när din iPad finns att hämta ut.

Du får också en e-postadress som används för all kommunikation till dig som förtroendevald. E-postadressen är normalt ditt förnamn.efternamn@politiker.gavle.se men vid namnkrockar läggs det till en siffra mellan för- och efternamn.

Använd denna e-tjänst om du är osäker på din e-postadress (kräver e-legitimation).

Meetings Plus

Sammanträdeshandlingar distribueras via programmet Meetings Plus

Meetings Plus finns både som webbplats och som app till dator eller iPad.

Webbplatsen Meetings Plus kräver ingen inloggning utan är öppen för alla att ta del av aktuella mötesdatum, sammanträdeshandlingar, kallelser och protokoll. Här finns inga personuppgifter eller sekretessärenden.

Appen kräver inloggning och är till för politiker och tjänstemän med nämndbehörigheter. I appen finns personuppgifts- och sekretesshandlingar.

Logga in i Meetings Plus-appen

I appen används tvåstegsautentisering för säker inloggning. Du loggar in med användarnamn och lösenord. Ditt enhets-ID som är unikt för din iPad eller dator finns registrerat i systemet.

Ditt användarnamn är ditt förnamn.efternamn utan åäö, bindestreck eller understreck. Om du har glömt ditt lösenord för Meetings Plus behöver du kontakta nämndsekreteraren. Det är inte möjligt att få ett nytt lösenord via e-post.

Ditt enhets-ID förändras om appen ominstalleras på din enhet. Informera nämndsekreteraren om ditt enhets-ID förändras.

Det här kan du göra i appen

Se kommande och tidigare möten sorterade per månad.
Se nämnder och styrelser.
Ladda ner möten lokalt på din enhet.
Se dina anteckningar.
Använda sökfunktionen för att söka efter nämnder, styrelser, handlingar och möten.
Se och filtrera bland kallelser och handlingar.
Skicka, söka och göra anteckningar i handlingar.

Office (Outlook, Teams, Word, Excel)

Office-apparna använder du för att kommunicera eller för att skapa/uppdatera dokument.

Logga in i Office-apparna

Du loggar in i Office-apparna med e-postadress och lösenord. Med jämna mellanrum krävs tvåfaktorsinloggning. Då dyker det upp ytterligare en ruta där du får godkänna inloggningen.

När du loggar in i en Office-app så gäller det för alla Office-apparna – du behöver alltså inte logga in i varje app.

En inloggning är giltig i 5 dagar, sedan krävs att du loggar in i någon av apparna på nytt.

OBS!

För att kunna logga in i Office-apparna så måste operativsystemet på din iPad vara uppdaterat till senaste version. Om operativsystemet inte är uppdaterat så får du upp en ruta där det står att enheten inte uppfyller efterlevnadskraven. Då behöver du uppdatera innan du kan logga in.

Rekommendationen är att uppdatera operativsystemet minst en gång per månad. Du gör det genom att trycka på

Inställningar > Allmänt > Programuppdatering

och sedan följa anvisningarna om den finns en ny version.

Svar på vanliga frågor

Det står att enheten inte uppfyller efterlevnadskraven, vad gör jag då?

Då behöver du uppdatera operativsystemet på din iPad. Det gör du genom att trycka på Inställningar > Allmänt > Programuppdatering och sedan följa anvisningarna om den finns en ny version.

Varför får jag upp en inloggningsruta när jag startar Office-apparna?

Då har du nog inte använt Office-apparna på ett tag. En Office-inloggning är bara giltig i 5 dagar, sedan krävs att du loggar in på nytt.

Jag har glömt mitt lösenord. Vad gör jag?

Om du har glömt lösenordet till Meetings Plus, kontakta din nämndsekreterare.

Om du har glömt lösenordet till Office-apparna, kan du ge dig själv ett nytt via e-tjänsten Hantera lösenord (kräver e-legitimation). Du kan också kontakta IT-supporten på 026-17 81 11.

Om du behöver hjälp

Om du har frågor kring inloggningen eller funktionerna i Meetings Plus, kontakta nämndsekreteraren.

Om du har frågor kring din iPad, hur du laddar ned appar eller loggar in i Office-apparna, kontakta IT-supporten på 026-17 81 11.