Så fakturerar du oss

Teknisk specifikation över referenstaggar för e-faktura per formattyp.

Elektroniska fakturor kan tas emot av Gävle kommun i två olika format.

• Peppol BIS Billing 3 tas emot via Peppol.
• Svefaktura 1.0 tas emot via Gävle kommuns VAN-tjänsteleverantör Tietoevry AB.

Beroende på vilket format e-fakturan skickas i ser ”taggen” för referenser olika ut i den xml-fil som skapas och skickas till oss av er VAN-operatör.

Vid osäkerhet om vilket fält hos er den begärda referensmärkningen bör skrivas i för att xml-filen ska bli korrekt, råder vi er att kontakta er affärssystemsleverantör och/eller VAN-operatör och ställa frågan. ”Vilket fält i mitt ekonomisystem motsvarar nedanstående fält i vårt fakturformat?”

Format Peppol BIS Billing 3

Peppol BIS Billing 3.0 – November 2024 Release

Syntaxbindning | SFTI | SKR

Inköpsordernummer

<cac:OrderReference><cbc:ID>INKÖPSORDERNUMMER</ cbc:ID> </cac:OrderReference>

Beställarreferens

<cbc:BuyerReference>REFERENS</cbc:BuyerReference>

Artikelnummer

<cac:SellersItemIdentification><cbc:ID>ARTIKELNUMMER</

cbc:ID></cac:SellersItemIdentification>

Avtalsnummer

<cac:ContractDocumentReference><cbc:ID>AVTALSID</

cbc:ID></cac:ContractDocumentReference>

Periodisk faktura och överenskommet abonnemangsnummer

<cac:AdditionalDocumentReference>

<cbc:ID>ABONNEMANGSID</cbc:ID>

<cbc:DocumentTypeCode>130</cbc:DocumentTypeCode>

</cac:AdditionalDocumentReference>

Betalmetoder/vägar

Övriga villkor för denna tagg är att:

• Bankgiro: Accepterar endast siffror, 7 – 8 st.
• Plusgiro: Accepterar endast siffror, 2 – 8 st.
• Om <cbc:ID> avser ett Plusgiro konto, ersätter ni SE:BANKGIRO med SE:PLUSGIRO

<cac:PaymentMeans>

<cbc:PaymentMeansCode>30</cbc:PaymentMeansCode>

<cbc:PaymentID>REFERENS VID BETALNING</cbc:PaymentID>

<cac:PayeeFinancialAccount>

<cbc:ID>12345678</cbc:ID<cac:FinancialInstitutionBranch>

<cbc:ID>SE:BANKGIRO</cbc:ID> </cac:FinancialInstitutionBranch>

</cac:PayeeFinancialAccount>

</cac:PaymentMeans

Format Svefaktura 1.0

svefaktura.sftiverifiering.se/svefaktura.aspx?lang=se

Inköpsordernummer

<cac:OrderReference>

<cac:BuyersID>INKÖPSORDERNUMMER</cac:BuyersID>

</cac:OrderReference>

</cac:OrderLineReference>

Artikelnummer

<cac:SellersItemIdentification>

<cac:ID>ARTIKELNUMMER</cac:ID>

</cac:SellersItemIdentification>

Avtalsnummer

<AdditionalDocumentReference>

<cac:ID identificationSchemeAgencyName=”SFTI” identificationSchemeID=”CT”>AVTALSID</cac:ID>

</AdditionalDocumentReference>

Beställarreferens

<RequisitionistDocumentReference>

<cac:ID>REFERENS</cac:ID> </

RequisitionistDocumentReference>

Periodisk faktura med överenskommet abonnemangsnummer

<AdditionalDocumentReference>

<cac:ID identificationSchemeAgencyName=”SFTI” identificationSchemeID=”ACD”>ABONNEMANGSID</

cac:ID> </AdditionalDocumentReference>

Betalningsinstruktion/metod

Övriga villkor för denna tagg är att:

• Bankgiro: Accepterar endast siffror, 7 – 8 st.
• Plusgiro: Accepterar endast siffror, 2 – 8 st.
• Om <cbc:ID> avser ett Plusgiro konto, ersätter ni BGABSESS med PGSISESS <cac:PaymentMeans>

<cac:PaymentMeansTypeCode>1</cac:PaymentMeansTypeCode>

<cbc:DuePaymentDate>FÖRFALLODATUM</cbc:DuePaymentDate>

<cac:PayeeFinancialAccount>

<cac:ID>12345678</cac:ID>

<cac:FinancialInstitutionBranch>

<cac:FinancialInstitution>

<cac:ID>BGABSESS</cac:ID>

</cac:FinancialInstitution>

</cac:FinancialInstitutionBranch>

<cac:PaymentInstructionID>REFERENS VID BETALNING</cac:PaymentInstructionID>

</cac:PayeeFinancialAccount>

</cac:PaymentMeans>

• Företagsnamn (köpare och leverantör)
• Organisationsnummer (köpare och leverantör)
• Adress, postnummer och ort (köpare och leverantör)
• Kontaktuppgifter e-post och telefonnummer (leverantör)
• Referensnummer
  • Används endast vid överenskommet köp utanför köparens e-handelssystem.
  • Anges i tagg < cbc:BuyerReference > > i PEPPOL-format).
  • Referensnummer anges av beställaren vid beställningstillfället.
• Ordernummer
  • Anges i tagg < cac:OrderReference – cbc:ID > i PEPPOL-format
• Unikt artikelnummer per artikel
  • Anges i tagg < SellersItemIdentification > i PEPPOL format
• Artikelbeskrivning
  • Anges i tagg cac:Item > < cdc:Name > >
• Artikelenhet
  • Vid e-handelsintegration ska enheten vara likadan som i priskatalogen
• Artikelkvantitet
• A-pris på artikel
• Totalt belopp på artikel exklusive moms
• Totalt belopp på faktura inklusive och exklusive moms
• Leverantörens betaluppgifter:
  • Plus- eller bankgiro (För leverantör med svenskt organisationsnummer.)
  • IBAN och BIC (För leverantör med utländskt organisationsnummer.)
• På begäran av beställaren:
  • Abonnemangsnummer (Anges i tagg < cac:AdditionalDocumentReference > i PEPPOL-format)
  • Objektsnummer/Referens 2 (Anges i tagg i PEPPOL-format)

Det är obligatoriskt att det finns ett referens-id på fakturan för att den ska komma till rätt mottagare. Referens-ID består av en kod på 8-10 tecken. Koden börjar alltid med 4-siffrigt nummer. Exempel på referensnummer: 3010BBB123.

Kontakta beställaren om referens-ID saknas.

Du loggar in på https://bix.tieto.com/einvoiceweb/engine

1. Klicka på ”New User”.
2. Välj ”Supplier Web Application” och klicka på ”Register here”.
3. Klicka på ”Invoice Receiver Information” och  därefter ”Invoice receiver identifier” där du skriver in fakturamottagarens namn, det vill säga Gävle kommun.
4. Under ”Invoice Sender Information” gör du följande steg:

• Klicka på ”Invoice sender identifier” och fyll i organisationsnummer på ditt företag.
• Klicka därefter på ”Scheme-id for sender identifier” och ”9955 Swedish-id for sender Company” där du skriver in ditt bolagsnamn, adress, postnummer, stad samt land.
• Under ”Contact person” fyller du i för- och efternamn, e-postadress (dit loggningsuppgifterna ska skickas till) samt telefonnummer.
• Därefter klickar du på ”Legal note” och bockar i ”I agree to the terms and conditions mentioned in the legal notice” och sedan på ”Submit”.

Du kommer få inloggningsuppgifter skickat till den e-postadress som du har angett, vilket kan ta 1-2 dagar efter att TietoEvry AB har verifierat uppgifterna. Beskrivningar om hur du skapar en faktura hittar du i tjänsten när du är inloggad på ditt konto.

Logga in

1. Gå in på följande länk: https://bix.tieto.com/einvoiceweb/engine
2. Välj ”Login”
3. Ange de användarnamn och lösenord du tidigare fått från TietoEvry.
4. Språk – här kan du välja det språk du vill att tjänsten ska ha. Svenska, finska eller engelska.
5. Tryck sedan på ”Login”.

Skapa fakturaprofil – E-Invoice Webs startsida

För att skapa en faktura i portalen krävs en egen fakturaprofil. Denna profil skapas vid första faktureringstillfället. När din profil är skapad finns den kvar i systemet för senare faktureringstillfälle. Profilen innehåller uppgifter om ditt företag, kontouppgifter och momsinformation.

För dig som leverantör går det att ha max två olika profiler vid behov.

För att skapa en fakturaprofil:

1. Klicka på fliken fakturaprofil – skapa ny fakturaprofil.

Fyll i följande steg:

• Profilnamn – Ange valfritt namn på din profil.
• Bolagsnamn – Namnet på ditt bolag alternativt koncernnamn för hämtning av info.
• E-adress – Info hämtas från ditt konto, organisationsnummer exempelvis.
• Organisationsnummer – Företagets organisationsnummer. Info hämtas från ditt konto.
• Företagsnamn – Valfritt (namnet på ditt företag)
• Gatuadress – Företagets adress
• Postnummer – Företagets postnummer
• Stad – Staden företaget verkar i.
• Land – Välj Sweden.
• Valuta – Välj SEK.

2. Kontouppgifter

För kontonummer:

• Välj typ – IBAN eller BBAN
• BICkod – Ange din banks BIC-kod (den hittar du i din internetbank eller på hemsidan)
• Bank – Ange namnet på din bank som inbetalningen ska skickas till.
• Kontonummer – Ange clearing nummer och kontonummer eller BG/PG

För bank- eller plusgiro:

• Välj typ – Bank- eller plusgiro
• BICkod – Fylls i per automatik
• Bank – Ange namnet på din bank som inbetalningen ska skickas till.
• Kontonummer – Ange ditt bank- eller plusgiro (för både och: välj lägg till för att skapa en till rad.)

3. Momsregistreringsinformation

• Moms måste anges – Klicka i JA (om du ej är momspliktig – välj NEJ)
• Momsnummer – Ange ditt företags momsregistreringsnummer.

4. Gå till ”Mina inställningar” och fyll i följande steg

• Kontaktperson – Ange den kontaktperson som kund kan kontakta vid behov.
• E-post – Ange företagets e-postadress
• Telefonnummer– Ange företagets telefonnummer
• Företagets hemsida – Valfritt
• Klicka på spara

Skapa kundfaktura

Under fliken kundfakturor finns en översiktsbild över dina tidigare skickade fakturor. Vid ny användare är denna sida tom fram till din första faktura.
För att skapa en faktura finns två val. Antingen skapa en helt ny eller återanvända en som du redan skickat tidigare. Vid återanvändning gäller det att justera så att den nya fakturan blir anpassad och korrekt, läs mer om hur du gör längre ner.

Skapa ny faktura

1. Flik 1. Utställar- och mottagarinformation – Fakturautställarinformation

Fyll i följande steg:

• Fakturaprofil – Välj den fakturaprofil du tidigare skapat. Din information kommer automatiskt fyllas i.
• Välj publika mottagare under mottagare. (Det går även att fylla i manuellt om listan inte skulle fungera)
• Bolagsnamn – Skriv Gävle och sök.
  – Om mottagare inte finns med i listan välj ”nästa” längst ner så kommer fler mottagare fram.
• Välj mottagare Gävle kommun.
  -När mottagare valts slussas du tillbaka till mottagarinformation där mottagarnamn, e-post och operatör fylls i automatiskt.

Följande fält ska vara ifyllda:

• Mottagarnamn – Gävle kommun
• E-adress – 2120002338
• E-adress schema ID– ISO-6523
• E-adress schema ID kod – 0007 organisationsnummer
• Operatör – Tieto (mottagaren VAN-leverantör)
• Kontaktperson (Valfritt, exempelvis namn på beställaren)
• Språkkod – Ange SE för svenska
• Gatuadress – BOX 954 (mottagarens adress)
• Postnummer – 801 33 (mottagarens postnummer)
• Stad – Gävle (mottagarens stad)
• Land – Välj Sverige
• Momsregistreringsnummer – skriv in Gävle kommuns momsregistreringsnummer SE212000233801
• Kryssa i rutan ”Spara mottagarinformation i min lista”

2. Flik 2 – Fakturadetaljer

Fyll i följande steg:

• Fakturanummer – Ange ditt företags fakturanummer.
• Datum för utfärdande – Ange fakturadatum (dagens datum)
• Förfallodatum – Ange förfallodatum då fakturan ska betalas. (30 dagar framåt)
• Fakturavaluta – Välj SEK
• Bokföringsvaluta – Välj SEK
• Fakturatyp – Välj debet eller kredit beroende på vilken typ av faktura som du vill ställa ut.
• Betalningsvillkor – Ange 30 dagar.
• Fritext – Här skriver du in eventuell specifik information som beställaren gett dig. Det kan vara en text eller en bokföringskod etc.
• Betalningsreferens – Här fyller du i ev. OCR nr eller annan betalningsreferens.
• Fakturamottagare – Eventuellt namn som du har fått av beställaren.

Tryck dig vidare på fliken ”referensinformation” längst ner på sidan och fyll i följande fält:

• • Köparens referens – Ange den referens som du har fått från beställaren. Observera att referensen alltid börjar med fyra siffror följt av en bokstavs-/sifferkombination. Inget mellanslag, andra tecken eller namn får anges i referenskoden. Gå vidare upp på sidan och tryck ”nästa”.

3. Flik 3 – Fakturarader
   Skriv in de artiklar som fakturan avser med respektive momssats. Man kan lägga till fler fakturarader samt lägga till ytterligare detaljer per rad.

Fyll i följande steg:

• Artikelnamn – Ange produktnamn på varan/tjänsten.
• Antal – Ange antalet produkter på denna vara-/tjänst.
• Enhet – Ange ”st” exempelvis.
• Bruttopris per enhet – Ange styckepris på varan/tjänsten inklusive skatt.
• Momskategori – Ange S Standard. Är du momsbefriad ange E-Exempt fr
• Moms % – Ange moms. Vanligast är 25%. Är du momsbefriad så är detta för ifyllt när du valt momskategori E-Exempt fr.
• Kontrollera att beloppen stämmer om de inte gör det klicka på ”Räkna om”.
• När du är klar klicka på nästa.

4. Flik 4 – Bilagor

• Tryck på Bläddra, markera filen i din dator och lägg till
• Ange vilken typ av bilaga – Fakturabild eller Bilaga
• Beskrivning – Valfritt
• När du är klar klicka på nästa.

5. Flik 5 – Förhandsgranska faktura och skicka

• Granska faktura och tryck sedan på skicka
• Bekräftelse på att fakturan skickats
• Slussas tillbaka till startsidan.

Återanvänd en redan skickad faktura

Om du redan har skickat en faktura via systemet har du möjlighet att kopiera och återanvända. Många fält blir då automatiskt ifyllda.

• Gå in på fliken kundfakturor och klicka på kopiera.
• Gå in på alla 4 flikar och ändra så att uppgifterna stämmer överens med den nya fakturans innehåll. Exempelvis fakturanummer, datum, varor och tjänster, bilagor med mera.
• Förhandsgranska under flik 5 innan du trycker på skicka.

Skapa kreditfaktura

Om du vill göra en kreditfaktura på en redan skickad faktura kan du kopiera debetfakturan.

• Gå in på fliken kundfakturor och skickade fakturor.
• Leta upp berörd debetfaktura och klicka på kopiera.
• Under flik 2 (fakturadetaljer) ändrar du till fakturatyp kredit.
• Klicka dig till flik 5 och förhandsgranska fakturan innan du trycker på skicka.

Du kan också skapa en ny kreditfaktura. Se skapa kundfaktura.