Inköp- och upphandlingspolicy
Gävle kommuns inköpspolicy styr hur alla inköp i kommunen ska gå till och ska ge ett effektivare användande av kommunens ekonomiska resurser.
Läs policyn för upphandling och inköp i styrdokumentet nedan.
Offentlig upphandling
Gävle Kommuns inköp görs i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU). För vissa köp av sociala tjänster kan Gävle kommun också använda lagen om valfrihetssystem (LOV), men även lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) och lagen om upphandling av koncessioner (LUK) förekommer.
Syftet med lagen är att säkra att våra skattemedel utnyttjas så effektivt som möjligt. För att konkurrensen ska fungera på lika villkor bygger offentlig upphandling på fem grundläggande principer:
- Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att diskriminera leverantörer, direkt eller indirekt, baserat på nationalitet. Ett lokalt företag får heller inte ges företräde vid en upphandling.
- Principen om likabehandling innebär att samtliga leverantörer ska ges lika förutsättningar och behandlas lika. Till exempel ska alla få samma information vid samma tillfälle.
- Principen om ömsesidigt erkännande innebär att de intyg och certifikat som utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter också ska gälla i övriga EU/EES-länder.
- Proportionalitetsprincipen innebär att de krav som finns i kravspecifikationen och på leverantören ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas samt ha ett naturligt samband.
- Principen om transparens innebär att den upphandlande myndigheten måste skapa öppenhet. Information om upphandlingen och dess genomförande måste lämnas.
Våra strategiska program
Gävle kommun har tre strategiska program att förhålla sig till i upphandlingsprocessen:
Gävle kommun kan genom upphandling som verktyg uppnå politiska ambitioner och mål inom prioriterade områden, till exempel:
- Varor och tjänster som upphandlas av Gävle kommun ska vara miljömässigt hållbar.
- Att användningen av plast ska vara hållbara – mängden plast ska minska och den plast som användas ska vara biobaserad eller återvunnen, och möjlig att återvinna.
- Gävle kommun drivmedelsförbrukning inklusive upphandlingar där transporter ingår har som mål att de bli 100 procent fossilfria år 2025.
- Hållbar och klimatsmart mat
Hållbar upphandling
Varor och tjänster som levereras till Gävle kommun ska tas fram på ett sätt som stämmer överens med vår uppförandekod. Våra leverantörer ska arbeta aktivt med miljömässigt och socialt ansvar när de producerar det som levereras till oss. Uppförandekoden ger Gävle kommun möjlighet att se till att kraven efterföljs.
Bakgrund
Varor och tjänster som levereras till Gävle kommun ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med:
- FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948).
- ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182.
- FN:s barnkonvention, artikel 32.
- Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet.
- Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.
- Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet.
- FN:s konvention mot korruption.
Mänskliga rättigheter
- Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition.
- Leverantörer har ett ansvar för att respektera och främja de mänskliga rättigheterna både inom den egna verksamheten och i leverantörskedjan.
- Leverantören ska försäkra sig om att den inte medverkar, direkt eller indirekt, till kränkningar av mänskliga rättigheter. Detta inkluderar även då leverantören underlåter att ställa frågor om kränkningar av de mänskliga rättigheterna eller drar nytta av kränkningar som begås av någon annan.
- Leverantören ska ha rutiner för att utvärdera risken för att de genom sin verksamhet kränker mänskliga rättigheter.
Principer och anställdas rättigheter
Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182, FN:s barnkonvention artikel 32)
Med barnarbete avses all ekonomisk aktivitet som utförs av en person i skolpliktig ålder eller yngre. Ingen arbetstagare får vara under 15 år (eller 14 år om den nationella lagstiftningen tillåter detta), eller yngre än minimiåldern för arbete, om denna ålder överstiger 15 år. Ungdomar mellan 15 och 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsättning att de uppnått legal ålder för att arbeta samt har fullgjort nationell skolplikt. Om barnarbete upptäcks ska leverantören agera utifrån barnets bästa samt hitta lämpliga lösningar i samråd med barnet och barnets familj.
Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105)
Med tvångsarbete avses arbete eller tjänster som utförs genom hot om straff eller liknande och som inte utförs på frivillig basis. Tvångsarbete, inklusive slavarbete, kontraktsarbete eller ofrivilligt fängelsearbete ska inte förekomma. Allt arbete ska vara frivilligt, och arbetstagaren ska ha rätt att sluta sitt arbete efter en rimlig uppsägningstid.
Ingen förekomst av diskriminering och trakasserier (ILO 100 och 111)
Med diskriminering avses åtskillnad av arbetstagare som inte grundar sig på meriter eller kvaliteter, utan innebär särbehandling på osakliga grunder. Leverantören ska verka för mångfald och lika möjligheter i verksamheten. Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, civilstånd, graviditet, religion, socialt eller etniskt ursprung, nationalitet, funktionsnedsättning, politiska åsikter, fackligt engagemang eller sexuell orientering får inte förekomma.
Med trakasserier avses när arbetstagare utsätts för hård eller omänsklig behandling, däribland sexuella trakasserier eller någon form av psykisk eller fysisk bestraffning. Det får inte förekomma trakasserier i verksamheten.
Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)
Med föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar avses formaliserade och/eller icke formaliserade samarbeten för att främja och försvara egna intressen i arbetslivet och i förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Leverantören förväntas erkänna och respektera arbetstagares (och arbetsgivarens) rätt att organisera sig, ansluta sig till organisationer de själv önskar delta i, samt rätten att förhandla kollektivt. I länder där föreningsfriheten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser.
Lagstiftning
Leverantören måste minst uppfylla lokala lagar och föreskrifter i de länder där de bedriver sin verksamhet.
Löner och arbetstider
Lön ska betalas direkt till arbetstagaren på överenskommen tid och till fullo. Leverantören ska verka för att levnadslöner betalas till de anställda, och får i inget fall betala mindre än den nationellt/lokalt lagstadgade minimilönen. Övertidsersättning ska betalas ut och tydligt specificeras i lönebeskedet.
Arbetstagarna ska ha minst en vilodag i veckan. Veckoarbetstiden får inte överstiga de lagliga gränserna eller 60 timmar i veckan, inklusive övertid. 3(4) Ledighet, inklusive semester, helgdagar, sjukledighet och föräldraledighet ska ersättas i enlighet med nationell lagstiftning.
Arbetsmiljön ska vara säker och hygienisk (ILO 155 och 170)
Med säker och hygienisk arbetsmiljö avses att arbetstagaren skall, då den befinner sig på en plats som arbetsgivaren har direkt eller indirekt kontroll över, garanteras att vara fri från eller skyddas mot förhållanden som kan utgöra en fara för arbetstagarens fysiska och/eller psykiska hälsa. Arbetstagaren som arbetar i leverantörens verksamhet ska erbjudas en säker och hälsosam arbetsmiljö där förebyggande åtgärder, som minimerar skador och hälsorisker ska vidtas.
Anställda ska få utbildning om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra, inklusive brandsäkerhet, farliga arbetsmoment och första hjälpen. Arbetsgivaren ska, så långt det är möjligt, tillhandahålla relevant skyddsutrustning och se till att information om hälsa och säkerhet finns lättillgänglig på arbetsplatsen.
Nödutgångar ska vara tydligt markerade och upplysta och får inte vara blockerade. Utrymningsövningar och testning av brandlarm ska genomföras regelbundet.
Miljö
Leverantörer ska bedriva sin verksamhet med hänsyn till miljön och följa lokal och nationell miljölagstiftning. Genom att ha rutiner för att identifiera, mäta och följa upp sin miljöpåverkan ska leverantören arbeta med att ständigt förbättra sin miljöprestanda och minimera resursförbrukning och utsläpp. Leverantören ska sträva mot ett livscykelperspektiv avseende miljöpåverkan från produkter och tjänster, och ska ställa miljökrav på underleverantörer.
FN:s konvention mot korruption
Leverantören ska inte direkt eller indirekt erbjuda eller ge otillbörlig betalning eller annan ersättning till någon person eller organisation i syfte att erhålla, behålla eller styra affärer eller få annan otillbörlig fördel inom ramen för sin verksamhet.
Leverantören ska inte direkt eller indirekt begära eller acceptera någon form av otillbörlig betalning eller annan ersättning från tredje part som kan påverka objektiviteten vid affärsbeslut.
Efterlevnad
Öppenhet i leverantörskedjan krävs för att kunna garantera att uppförandekoden efterlevs. För att följa upp detta kommer Gävle kommun göra särskild avtalsuppföljning vad gäller uppförandekod för leverantörer, begära in dokumentation, utföra revisioner på plats, granska och godkänna åtgärdsplaner och kontrollera implementeringen av dessa. Leverantörer uppmanas att vidta lämpliga åtgärder för att innehållet i denna uppförandekod implementeras i den egna verksamheten liksom i leverantörskedjan.
Behandling av personuppgifter
Här kan du läsa mer om vilka regler som gäller för behandling av personuppgifter.