skriv utLyssnaTranslate Hur du fakturerar Gävle kommunHär finns information om fakturering och hur du som leverantör kan fakturera kommunen. Så skickar du elektronisk faktura till oss Har du som leverantör inte skickat en E-faktura till kommunen tidigare, måste du skicka en förfrågan till InExchange. Gå in på InExchange hemsida och skicka en ansökan. Gävle kommun arbetar aktivt för att öka andelen elektroniska fakturor från våra avtalsleverantörer. Elektroniska fakturor, eller e-fakturor, skapare en effektivare och säkrare fakturahantering samt har en positiv miljöpåverkan och minskar kostnaderna för båda parter. Gävle kommun arbetar med de standardformat som tagits fram av SFTI. E-fakturan kan skickas traditionellt via VAN eller som Svefaktura via Gävle kommuns fakturaväxel InExchange. Från och 1 april 2019 är det obligatoriskt med e-fakturor om du som näringsidkare vill göra affärer med offentlig sektor. I upphandlingar ställs krav på att anbudsgivarna ska kunna skicka elektroniska fakturor. Fakturan ska innehålla följande uppgifter: Kundnummer Ordernummer Organisatorisk enhet/avdelning Referens-id Pris inklusive och exklusive moms Adress Telefonnummer Plus- eller bankgiro FE-nr* Partsid/GLN nr: 7340025700008 *FE-nr behövs för att säkerställa att fakturor skickas till rätt mottagare inom koncernen, så om FE-nr saknas kommer fakturan att returneras tillbaka till avsändaren för komplettering. FE-nr består av FE följt av organisationsnummer på bolaget som fakturan är ställd till. Referens-id För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att det finns ett särskilt referens-id på den. Referens-id består av en kod på 8-10 tecken. Koden inleds alltid med ett 4-siffrigt nummer. Exempel på referensnummer: 3010BBB123. Referens-id ska uppges av kommunens beställare. Om beställaren inte anger något referens-id ska du som leverantör alltid efterfråga detta. Referens-id ska anges i textruta ”er referens” på E-fakturan dvs. filen i tagg <RequisitionistDocumentReference> Organisationsnummer Gävle kommuns organisationsnummer: 212000-2338 Gävle kommuns postgironummer: 14808-0 Betalningsvillkor Gävle kommun tillämpar betalningsvillkor på 30 dagar efter fullgjord leverans. Fakturan skall vara i SEK och fakturadatum räknas det datum fakturan inkommer till beställaren. Fakturerings-, uppläggnings-, expeditions-, påminnelseavgift eller andra avgifter godkänns inte och får inte debiteras. Dröjsmålsränta enligt räntelagen. I de fall dröjsmålsränta krävs skall det vara en räntefaktura per för sent betald faktura, inte i form av samlingsfaktura. Fakturaadress: Gävle kommun FE2120002338/Sektor* Box 954 801 33 Gävle Följande sektorer finns inom Gävle kommun: Välfärd Gävle, VG Utbildning Gävle, UG Livsmiljö Gävle, LG Styrning och stöd Gävle, SG *Välfärd Gävle har följande FE-nr: FE2120002338/VG-ON FE2120002338/VG-SN FE2120002338/VG-AFN *Utbildning Gävle har följande FE-nr: FE2120002338/UG *Livsmiljö Gävle har följande FE-nr: FE2120002338/LG-KOF FE2120002338/LG-SAM *Styrning och stöd Gävle har följande FE-nr: FE2120002338/SG-EKO FE2120002338/SG-KOM FE2120002338/SG-ÖP FE2120002338/SG-ADM FE2120002338/SG-HR FE2120002338/SG-IT Betalningspåminnelser skickas till ovanstående fakturaadress. Glöm inte att ange vilket referens-id som fakturan eller påminnelsen avser. Skicka elektronisk faktura via InExchange Om du inte har möjlighet att skicka E-faktura via ditt affärssystem, erbjuds en tjänst där ni manuellt kan registrera 100 stycken fakturor om året kostnadsfritt via InExchange. Skapa konto på www.inexchange.se eller skapa konto via e-post, eller telefon: +46 (0)500 – 44 63 60. Här finns guider som beskriver hur du gör för att komma igång med din elektroniska fakturering Guide för att skapa konto hos InExchange Introduktion till InExchange Web/fakturaportal. Fakturering E-handel När en order är lagd i inköpssystemet Agresso/Unit4 så skickas den som en PDF-order till leverantören. På ordern finns det ett unikt inköpsordernummer, som börjar på 23xxxxxx. När leverantören ska fakturera för utförd/levererad tjänst/produkt ska alltid detta inköpsordernummer (23xxxxxx) anges på e-fakturan. Inköpsordernummer ska stå i tagg <order ref> i den digitala filen, som leverantören skickar via sitt ekonomisystem.
