Gävle kommuns logotyp

Gävle kommun - Hur du fakturerar Gävle kommun

Coronapandemin: Information som rör kommunens verksamheter och dig som invånare eller företagare hittar du här.

skriv ut
Lyssna
Translate

Hur du fakturerar Gävle kommun

Är du leverantör till Gävle kommun och ska skicka en faktura till oss? Här kan du läsa om hur du gör.

Ny lag om e-faktura

Från den 1 april 2019 börjar ny Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor (e-faktura) till följd av offentlig upphandling att gälla. Lagen innebär att alla inköp som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Du kan läsa mer om vilka regler och lagar som styr e-fakturering till offentlig verksamhet hos:

DIGG – myndigheten för digital förvaltning.

Byte av VAN-leverantör

Då Gävle kommun har bytt VAN-leverantör för fakturaväxel och skanningstjänst till TietoEVRY AB, innebär det att du som leverantör måste justera i din kundreskontra så att e-fakturan skickas till vår nya VAN-operatör med följande uppgifter;

  • organisationsnummer 556052-7466
  • och operatörs-ID: 6430037520006.

PEPPOL BIS Billing 3 faktura

Du som använder dig av kommunikation via PEPPOL infrastruktur/PEPPOL-nätverket, det vill säga anger PEPPOL-ID vid fakturering, behöver inte göra någonting i ditt system då byte av VAN-leverantörsmottagare sköts automatiskt.

SVE-faktura

Du som skickar SVE-faktura, det vill säga anger GLN-nr vid fakturering, behöver kontakta din Van-leverantör samt byta till Van-leverantörsmottagare i ditt system till TietoEVRY AB med;

  • organisationsnummer 556052-7466
  • och operatörs-ID: 6430037520006.

För att din faktura ska gå att läsas in hos oss behöver du skriva in i orderraden vad kunden har köpt från dig. Det gör du i tagg <cac:Item/> som inte får lämnas tom.

FE-NR

För att säkerställa att dina fakturor skickas till rätt bolag inom koncernen, måste fakturan från och med 17 maj innehålla ett FE-nummer. FE-numret placeras i adressfältet under fakturamottagarens bolagsnamn. FE-nummer består av FE följt av fakturamottagrens organisationsnummer. Postadressen har inte ändrats utan är densamma som tidigare.

Referenskoder

För att fakturan ska hitta rätt mottagare i vårt ekonomisystem måste fakturan ha en referens. Referensen anger beställaren vid beställningstillfället. Observera att Gästrike Räddningstjänst använder sig av en så kallad referenskontroll, vilket innebär att du måste ange en giltig referens på deras fakturor för att kunna fakturera dem.

Kommunikation via VAN-tjänst

Du som inte e-fakturerar idag finns det oftast möjlighet att e-fakturera via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Kontakta din systemleverantör om förutsättningarna för detta. Om du inte har ett affärssystem eller inte är ansluten till en e-faktureringstjänst, kan du använda dig av TietoEVRYs fakturaportal där du manuellt kan registrera/fakturera. Där kan du kostnadsfritt registrera och fakturera upp till 100 stycken fakturor om året.

Leverantörer som agerar i flera bolag hittar mer information under ”Bolag som beröras av VAN-operatörs bytet”.

Klicka på respektive bolag för mer information:

Gävle kommun

  • Org.nr: 212000-2338
  • FE-nr: FE2120002338
  • GLN-nr: 7340025700008
  • PEPPOL-ID: 0007:2120002338, 0088:7340025700008

Gävle Parkeringsservice AB

  • Org.nr: 556982-0557
  • FE-nr: FE5569820557
  • GLN nr: 7365569820555
  • PEPPOL-ID: 0007:5569820557, 0088:7365569820555

Gävle Stadshus AB

  • Org.nr: 556507-1700
  • FE-nr: FE5565071700
  • GLN nr: 7365565071708
  • PEPPOL-ID: 0007:5565071700, 0088:7365565071708

Gavlefastigheter AB

  • Org.nr 556009-9581
  • FE-nr: FE5560099581
  • GLN nr: 7365560099585
  • PEPPOL-ID: 0007:5560099581, 0088:7365560099585

Gavle Drift & Service AB

  • Org.nr 556935-6875
  • FE-nr: FE5569356875
  • GLN nr: 7365569356870
  • PEPPOL-ID: 0007:5569356875, 0088:7365569356870

Gästrike Räddningstjänst

  • Org.nr 222000-0778
  • FE-nr: FE2220000778
  • GLN nr: 7362220000776
  • PEPPOL-ID: 0007:2220000778, 0088:7362220000776

Gävle Vatten AB

  • Org.nr 556751-1646
  • FE-nr: FE5567511646
  • GLN nr: 7365567511646
  • PEPPOL-ID: 0007:5567511646, 0088:7365567511646

Gästrike Vatten AB

  • Org.nr 556751-1661
  • FE-nr: FE5567511661
  • GLN nr: 7365567511660
  • PEPPOL-ID: 0007:5567511661, 0088:7365567511660

Ockelbo Vatten AB

  • Org.nr 556751-6454
  • FE-nr: FE5567516454
  • GLN nr: 7365567516450
  • PEPPOL-ID: 0007:5567516454, 0088:7365567516450

Hofors Vatten AB

  • Org.nr 556751-2289
  • FE-nr: FE5567512289
  • GLN nr: 7365567512285
  • PEPPOL-ID: 0007:5567511646, 0088:7365567512285

Östhammar Vatten AB

  • Org.nr 559099-4447
  • FE-nr: FE5590994447
  • GLN nr: 7365590994447
  • PEPPOL-ID: 0007:5590994447, 0088:7365590994447

Älvkarleby Vatten AB

  • Org.nr 556751-2248
  • FE-nr: FE5567512248
  • GLN nr: 7365567512247
  • PEPPOL-ID: 0007:5567512248, 0088:7365567512247

Gavlegårdarna AB

  • Org.nr: 556487-5937
  • GLN nr: 7365564875932

Gavlegårdarna kommer endast att vara med i Van-leverantörbytet gällande e-fakturaflödet. Det betyder att du som leverantör bara berörs av den information som gäller för e-faktura.

Skicka e-faktura

E-fakturan kan skickas traditionellt i VAN eller som SVE-faktura via Gävle kommuns fakturaväxel TietoEvry AB. Väljer du att skicka din faktura i PEPPOL nätverket, anger du Gävle kommuns PEPPOL-ID och fakturan skickas då i fakturaformatet PEPPOL BIS BILLING 3.

  • Namn (mottagare/säljare)
  • Organisationsnummer (mottagare/säljare)
  • Kundnummer
  • Ordernummer
  • Referensnummer
  • Avtalsnummer*
  • Belopp inklusive och exklusive moms
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Plus- eller bankgiro
  • FE-nr**

*Avtalsnummer skrivs i fältet contract reference.
**FE-nr behövs för att säkerställa att fakturor skickas till rätt mottagare inom koncernen, så om FE-nr saknas kommer fakturan att returneras tillbaka till avsändaren för komplettering. FE-nr består av FE följt av organisationsnummer på bolaget som fakturan är ställd till. 

Det är viktigt att det finns ett referens-ID på fakturan för att den ska komma till rätt mottagare. Referens-ID består av en kod på 8-10 tecken. Koden börjar alltid med 4-siffrigt nummer. Exempel på referensnummer: 3010BBB123.

Referensnummer anges i referensfältet på e-fakturan, det vill säga filen i tagg <RequisitionistDocumentReference>

Kontakta beställaren om referens-ID saknas.

Faktureringsadress

Gävle kommun
FE2120002338/Sektor*
Box 954
801 33 Gävle

Organisationsuppgifter

Organisationsnummer: 212000-2338
FE2120002338/Sektor*
GLN-nummer: 7340025700008
PEPPOL-ID: 0007:2120002338, 0088:7340025700008
Plusgiro: 14808-0

Betalningspåminnelser skickas till ovanstående faktureringsadress. Glöm inte att ange referensnummer på din faktura.

Välfärd Gävle, VG
Utbildning Gävle, UG
Livsmiljö Gävle, LG
Styrning och stöd Gävle, SG

*Välfärd Gävle har följande FE-nr:
FE2120002338/VG-ON
FE2120002338/VG-SN
FE2120002338/VG-AFN

*Utbildning Gävle har följande FE-nr:
FE2120002338/UG

*Livsmiljö Gävle har följande FE-nr:
FE2120002338/LG-KOF
FE2120002338/LG-SAM

*Styrning och stöd Gävle har följande FE-nr:
FE2120002338/SG-EKO
FE2120002338/SG-KOM
FE2120002338/SG-NAG
FE2120002338/SG-ÖP
FE2120002338/SG-ADM
FE2120002338/SG-HR
FE2120002338/SG-IT

Betalningsvillkor

Kommunen tillämpar 30 dagars betalningsvillkor efter fullgjord leverans. Kommunen godtar inte expeditions- och/eller faktureringsavgifter. Dröjsmålsränta betalas enligt svensk räntelagstiftning.

Skicka e-faktura i TietoEvry AB

Om du inte har möjlighet att skicka e-faktura via ditt affärssystem, erbjuds en tjänst där du manuellt kan registrera dina fakturor kostnadsfritt via TietoEvry AB.

För att du som leverantör ska kunna fakturera måste du skapa ett konto i TietoEvry AB. Här nedan hittar du instruktion för hur du gör.

Du loggar in på https://bix.tieto.com/einvoiceweb/engine.

  1. Klicka på ”New User”.
  2. Välj ”Supplier Web Application” och klicka på ”Register here”.
  3. Klicka på ”Invoice Receiver Information” och  därefter ”Invoice receiver identifier” där du skriver in fakturamottagarens namn, det vill säga Gävle kommun.
  4. Under ”Invoice Sender Information” gör du följande steg:
  • Klicka på ”Invoice sender identifier” och fyll i organisationsnummer på ditt företag.
  • Klicka därefter på ”Scheme-id for sender identifier” och ”9955 Swedish-id for sender Company” där du skriver in ditt bolagsnamn, adress, postnummer, stad samt land.
  • Under ”Contact person” fyller du i för- och efternamn, e-postadress (dit loggningsuppgifterna ska skickas till) samt telefonnummer.
  • Därefter klickar du på ”Legal note” och bockar i ”I agree to the terms and conditions mentioned in the legal notice” och sedan på ”Submit”.

Du kommer få inloggningsuppgifter skickat till den e-postadress som du har angett, vilket kan ta 1-2 dagar efter att TietoEvry AB har verifierat uppgifterna.

Beskrivningar om hur du skapar en faktura hittar du i tjänsten när du är inloggad på ditt konto.

Fakturering E-handel

När en order är lagd i inköpssystemet Agresso/Unit4, skickas en PDF-order till leverantören. På ordern finns ett unikt inköpsordernummer som börjar på 23xxxxxx. När du fakturerar för utförd/levererad tjänst/produkt ska alltid inköpsordernummer (23xxxxxx) anges på e-fakturan. Inköpsordernummer ska stå i tagg <order ref> i den digitala filen som du skickar via ditt ekonomisystem.

Kontakt

Har du ytterligare frågor är du välkommen att kontakta oss.