Gävle kommuns logotyp

Gävle kommun - Hur du fakturerar Gävle kommun

Coronapandemin: Information som rör kommunens verksamheter och dig som invånare eller företagare hittar du här.

skriv ut
Lyssna
Translate

Hur du fakturerar Gävle kommun

Är du leverantör till Gävle kommun och ska skicka en faktura till oss? Här kan du läsa om hur du gör.

Vi byter Van-operatör

Viktig information till dig som är leverantör: Från och med den 17 maj 2021 byter vi Van-leverantör för fakturaväxel samt för skanningstjänst till TietoEVRY AB. Detta medför att du måste gå in och justera i er kundreskontra och ställa om så att e-fakturan skickas till vår nya Van-operatör EVRY AB med org.nr 556586-9996. Du som fakturerar via InExchange webb/fakturaportal, kan använda denna tjänst till och med den 16 maj 2021.

Elektronisk faktura

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277). Detta betyder att från den 1 april 2019 ska du som leverantör skicka elektroniska fakturor till oss. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

PEPPOL BIS Billing 3 faktura

Du som använder dig av kommunikation via PEPPOL infrastruktur/PEPPOL-nätverket, det vill säga anger PEPPOL-ID vid fakturering, behöver inte göra någonting i ditt system då byte av Van-leverantörsmottagare sköts per automatik.

SVE-faktura

Du som skickar SVE-faktura till oss, det vill säga anger GLN-nr vid fakturering, behöver kontakta din Van-leverantör samt byta till Van-leverantörsmottagare i ditt system till TietoEVRY AB med org.nr 556586-9996.

FE-NR

För att säkerställa att dina fakturor skickas till rätt bolag inom koncernen, måste fakturan från och med 17 maj innehålla ett FE-nummer. FE-numret placeras i adressfältet under fakturamottagarens bolagsnamn. FE-nummer består av FE följt av fakturamottagrens organisationsnummer. Postadressen har inte ändrats utan är densamma som tidigare.

Referenskoder

För att fakturan ska hitta rätt mottagare i vårt ekonomisystem måste fakturan ha en referens. Referensen anger beställaren vid beställningstillfället. Observera att Gästrike Räddningstjänst använder sig av en så kallad referenskontroll, vilket innebär att du måste ange en giltig referens på deras fakturor för att kunna fakturera dem.

Kommunikation via VAN-tjänst

Du som inte e-fakturerar idag finns det oftast möjlighet att e-fakturera via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Kontakta din systemleverantör om förutsättningarna för detta. Om du inte har ett affärssystem eller inte är ansluten till en e-faktureringstjänst, kan du använda dig av TietoEVRYs fakturaportal där du manuellt kan registrera/fakturera. Där kan du manuellt registrera/fakturera upp till 100 stycken fakturor om året kostnadsfritt från och med den 17 maj 2021.

Bolag som ingår i kommunkoncernen

Gävle kommun, Gävle Parkeringsservice AB, Gävle Stadshus AB, Gästrike Räddningstjänst, Gavlefastigheter Gävle kommun AB, Gavle Drift & Service AB, Gästrike Vatten AB, Gävle Vatten AB, Hofors Vatten AB, Ockelbo Vatten AB, Älvkarleby Vatten AB och Östhammar Vatten AB.

Läs mer om bolagen som berörs av Van-operatörsbytet här nedan.

Klicka på respektive bolag för mer information:

Gävle kommun

  • Org.nr: 212000-2338
  • FE-nr: FE2120002338
  • GLN-nr: 7340025700008
  • PEPPOL-ID: 0007:2120002338, 0088:7340025700008

Gävle Parkeringsservice AB

  • Org.nr: 556982-0557
  • FE-nr: FE5569820557
  • GLN nr: 7365569820555
  • PEPPOL-ID: 0007:5569820557, 0088:7365569820555

Gävle Stadshus AB

  • Org.nr: 556507-1700
  • FE-nr: FE5565071700
  • GLN nr: 7365565071708
  • PEPPOL-ID: 0007:5565071700, 0088:7365565071708

Gavlefastigheter AB

  • Org.nr 556009-9581
  • FE-nr: FE5560099581
  • GLN nr: 7365560099585
  • PEPPOL-ID: 0007:5560099581, 0088:7365560099585

Gavle Drift & Service AB

  • Org.nr 556935-6875
  • FE-nr: FE5569356875
  • GLN nr: 7365569356870
  • PEPPOL-ID: 0007:5569356875, 0088:7365569356870

Gästrike Räddningstjänst

  • Org.nr 222000-0778
  • FE-nr: FE2220000778
  • GLN nr: 7362220000776
  • PEPPOL-ID: 0007:2220000778, 0088:7362220000776

Gävle Vatten AB

  • Org.nr 556751-1646
  • FE-nr: FE5567511646
  • GLN nr: 7365567511646
  • PEPPOL-ID: 0007:5567511646, 0088:7365567511646

Gästrike Vatten AB

  • Org.nr 556751-1661
  • FE-nr: FE5567511661
  • GLN nr: 7365567511660
  • PEPPOL-ID: 0007:5567511661, 0088:7365567511660

Ockelbo Vatten AB

  • Org.nr 556751-6454
  • FE-nr: FE5567516454
  • GLN nr: 7365567516450
  • PEPPOL-ID: 0007:5567516454, 0088:7365567516450

Hofors Vatten AB

  • Org.nr 556751-2289
  • FE-nr: FE5567512289
  • GLN nr: 7365567512285
  • PEPPOL-ID: 0007:5567511646, 0088:7365567512285

Östhammar Vatten AB

  • Org.nr 559099-4447
  • FE-nr: FE5590994447
  • GLN nr: 7365590994447
  • PEPPOL-ID: 0007:5590994447, 0088:7365590994447

Älvkarleby Vatten AB

  • Org.nr 556751-2248
  • FE-nr: FE5567512248
  • GLN nr: 7365567512247
  • PEPPOL-ID: 0007:5567512248, 0088:7365567512247

Gavlegårdarna AB

  • Org.nr: 556487-5937
  • GLN nr: 7365564875932

Gavlegårdarna kommer endast att vara med i Van-leverantörbytet gällande e-fakturaflödet. Det betyder att du som leverantör bara berörs av den information som gäller för e-faktura.

Så skickar du elektronisk faktura till oss

Har du som leverantör inte skickat en E-faktura till kommunen tidigare, måste du skicka en förfrågan till InExchange. Gå in på InExchange hemsida och skicka en ansökan. Kom ihåg att detta gäller fram till den 16 maj 2021.

Gävle kommun arbetar aktivt för att öka andelen elektroniska fakturor från våra avtalsleverantörer. Elektronisk faktura (E-faktura), skapar en effektivare och säkrare fakturahantering samt minskar kostnaderna för båda parter. Gävle kommun arbetar med de standardformat som tagits fram av SFTI. E-fakturan kan skickas traditionellt via VAN eller som Svefaktura via Gävle kommuns fakturaväxel InExchange. Du skickar fakturan via PEPPOL nätverket i fakturaformatet PEPPOL BIS BILLING 3.

Från och 1 april 2019 är det obligatoriskt med e-fakturor om du som näringsidkare vill göra affärer med offentlig sektor. Det betyder att du som leverantör ska skicka elektroniska fakturor till oss. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

I upphandlingar ställs krav på att anbudsgivarna ska kunna skicka elektroniska fakturor.

Fakturan ska innehålla följande uppgifter:

  • Namn (mottagare/säljare)
  • Organisationsnummer (mottagare/säljare)
  • Kundnummer
  • Ordernummer
  • Referensnummer
  • Belopp inklusive och exklusive moms
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Plus- eller bankgiro
  • FE-nr*

*FE-nr behövs för att säkerställa att fakturor skickas till rätt mottagare inom koncernen, så om FE-nr saknas kommer fakturan att returneras tillbaka till avsändaren för komplettering. FE-nr består av FE följt av organisationsnummer på bolaget som fakturan är ställd till.

Referens-id

För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att det finns ett särskilt referens-id på den. Referens-id består av en kod på 8-10 tecken. Koden inleds alltid med ett 4-siffrigt nummer. Exempel på referensnummer: 3010BBB123. Referensnummer ska uppges av kommunens beställare. Om beställaren inte anger något referens-id ska du som leverantör alltid efterfråga detta.

Referens-id ska anges i textruta ”er referens” på E-fakturan, det vill säga filen i tagg <RequisitionistDocumentReference>

Gävle kommuns organisationsuppgifter

  • Organisationsnummer: 212000-2338
  • GLN-nummer: 7340025700008
  • PEPPOL-ID: 0007:2120002338, 0088:7340025700008
  • Plusgiro: 14808-0

Fakturaadress:

Gävle kommun
FE2120002338/Sektor*
Box 954
801 33 Gävle

Eventuella betalningspåminnelser skickas till ovanstående fakturaadress. Glöm inte att ange referensnummer på din faktura.

Följande sektorer finns inom Gävle kommun:

  • Välfärd Gävle, VG
  • Utbildning Gävle, UG
  • Livsmiljö Gävle, LG
  • Styrning och stöd Gävle, SG

*Välfärd Gävle har följande FE-nr:
FE2120002338/VG-ON
FE2120002338/VG-SN
FE2120002338/VG-AFN

*Utbildning Gävle har följande FE-nr:
FE2120002338/UG

*Livsmiljö Gävle har följande FE-nr:
FE2120002338/LG-KOF
FE2120002338/LG-SAM

*Styrning och stöd Gävle har följande FE-nr:
FE2120002338/SG-EKO
FE2120002338/SG-KOM
FE2120002338/SG-NAG
FE2120002338/SG-ÖP
FE2120002338/SG-ADM
FE2120002338/SG-HR
FE2120002338/SG-IT

Betalningsvillkor

Gävle kommun tillämpar betalningsvillkor på 30 dagar efter fullgjord leverans. Fakturan ska vara i SEK. Fakturerings-, uppläggnings-, expeditions-, påminnelseavgift eller andra avgifter godkänns inte och får inte debiteras. Dröjsmålsränta gäller enligt räntelagen. I de fall dröjsmålsränta krävs ska det vara en räntefaktura per för sent betald faktura och inte i form av samlingsfaktura.

Skicka elektronisk faktura via InExchange

Om du inte har möjlighet att skicka E-faktura via ditt affärssystem, erbjuds en tjänst där ni manuellt kan registrera 100 stycken fakturor om året kostnadsfritt via InExchange. Skapa konto på www.inexchange.se eller skapa konto via e-post, eller telefon: +46 (0)500 – 44 63 60.

Här finns guider som beskriver hur du gör för att komma igång med din elektroniska fakturering

Guide för att skapa konto hos InExchange

Introduktion till InExchange Web/fakturaportal.

Fakturering E-handel

När en order är lagd i inköpssystemet Agresso/Unit4 så skickas den som en PDF-order till leverantören. På ordern finns det ett unikt inköpsordernummer, som börjar på 23xxxxxx. När leverantören ska fakturera för utförd/levererad tjänst/produkt ska alltid detta inköpsordernummer (23xxxxxx) anges på e-fakturan. Inköpsordernummer ska stå i tagg <order ref> i den digitala filen, som leverantören skickar via sitt ekonomisystem.

Kontakt

Har du frågor är du välkommen att kontakta kundtjänst